Établissement Public Foncier d'Occitanie

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ASSISTANT ADMINISTRATIF

Offre déposée le 11 janvier 2019

CDI - Temps plein
Rémunération : selon profil

Lieu : Montpellier

Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’EPF d’Occitanie est un établissement public d’Etat à caractère industriel et commercial (EPIC) dont les missions générales sont régies par les articles L321-1 et suivants du code de l’urbanisme. Sa mission principale est le portage de foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public.

En vertu de l’article 2 du décret n° 2017-836 du 5 mai 2017, modifiant le décret n° 2008-670 du 2 juillet 2008, portant création de l’PEF d’Occitanie, « l'établissement est habilité à procéder à toutes acquisitions foncières et opérations immobilières et foncières de nature à faciliter l'aménagement. Il peut aussi effectuer les études et travaux nécessaires à leur accomplissement et, le cas échéant, participer à leur financement  ».

La fusion des régions intervenue en 2015 a conduit à étendre la couverture territoriale de l’établissement, initialement présent sur l’ex région Languedoc-Roussillon, sur l’ensemble du territoire occitan. Ses prérogatives territoriales s’étendent donc désormais sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’action de l’EPF s’inscrit dans le cadre formalisé du programme pluriannuel d’intervention (PPI) qui définit à la fois les grands objectifs d’intervention et les moyens financiers qui y sont associés. Les trois axes principaux du PPI actuel (2019-2023) s’articulent autour (1) du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), (2) du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et (3) des actions sur la  prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 360 M€ sur les cinq années.

L’EPF d’Occitanie comprend une quarantaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant un secrétariat général, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux, patrimoine et développement de projet et une direction du pilotage de la performance et de la prospective. L’établissement a un chiffre d’affaires moyen de 50 millions par an. Avec l’extension de 2017 à l’ensemble de la région d’Occitanie, les équipes ont vocation à être étoffées.

Missions

Au sein de la Direction travaux, patrimoine et développement de projets (DTPP), vous assurez le secrétariat et le suivi administratif de l’ensemble de la direction.

Responsabilités

Organisation de la vie professionnelle de la directrice:

  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la direction
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Organiser les déplacements
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

A l’échelle de l’ensemble de la direction,

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, de rapports, de comptes rendus
  • Gestion et suivi des courriers départ/arrivée de la direction
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Gestion administrative des agents et de l’activité de la direction :

  • Préparation des frais de déplacement avant transmission au SG
  • suivi de l’alimentation des outils de pilotage de l’activité interne de la direction : comptabilité analytique du temps passé sur les dossiers, suivi de la consommation des crédits sur les travaux, suivi des remises en gestion.

Accueil téléphonique et physique des visiteurs de la direction:

  • Adapter le discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)

Organisation et planification des réunions :

  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec la directrice
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

 A l’échelle de l’établissement, vous participez au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques et la transmission d’informations internes.

 Lors des périodes d’absence de l’assistant du secrétariat général en charge du courrier et de l’accueil, vous assurez en lien avec les assistants des autres directions la gestion transitoire du courrier (enregistrement, répartition, etc…) et de l’accueil.

De la même manière, en cas d’absence de l’assistante de la direction générale, ou d’une autre direction, vous pouvez être amenée à assurer temporairement l’appui administratif auprès de la Directrice, de son adjoint ou d’un autre directeur.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Vous êtes sous l’autorité hiérarchique de la directrice travaux, patrimoine et développement de projets.

Vous êtes en étroite relation fonctionnelle avec les agents de la direction travaux, patrimoine et développement de projets.

 

Relations internes/externes

En interne, vous travaillez avec l’ensemble de l’équipe de la direction travaux, patrimoine et développement de projets. Vous établissez des échanges sur les méthodes et participez à l’échange des bonnes pratiques.

Vous êtes en lien régulier avec les personnels du secrétariat général (assistant administratif, fonction financière, comptable et RH).

Vous travaillez également en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, vous êtes en en relation avec les différents partenaires en particulier pour l’organisation des réunions : prestataires, les entreprises, les maîtres d’œuvre les collectivités, etc….

Conditions de travail

Moyens techniques et financiers Conditions particulières Avantages hors rémunération
Bureau partagé, moyens bureautiques classiques, pool de véhicules.

Siège de l’EPF à Montpellier,

Horaires de travail classiques,

Permis B indispensable.

Supplément familial de traitement,

Mutuelle obligatoire

Tickets-restaurants,

Chèques vacances.

Profils recherchés, expériences souhaitables

Votre formation correspond à celle d’un bac +2 ou équivalent.

Une expérience d’au moins 3 ans en tant qu’assistant de cadres est requise.

Une expérience dans un service opérationnel de maîtrise d’œuvre, de travaux ou de bureau d’études techniques est recommandée

  

Connaissances et compétences demandées

Savoirs Savoir-faire Savoir-être

Notions juridiques en matière de marchés publics

ü  Notions de gestion budgétaire.

 

 Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, internet…)

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)

Règles de l'expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)

Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu

Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Standard téléphonique,

Méthodes de classement et d'archivage

Autonomie, rigueur, force de proposition et sens du travail en équipe.

Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs

Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers

 

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