Établissement Public Foncier d'Occitanie

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Assistant de direction (H/F)

Offre déposée le 11 septembre 2019

CDI - Temps plein
Rémunération : selon profil

Lieu : Montpellier

Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’EPF d’Occitanie est un établissement public d’Etat à caractère industriel et commercial (EPIC) dont les missions générales sont régies par les articles L321-1 et suivants du code de l’urbanisme. Sa mission principale est le portage de foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public.

En vertu de l’article 2 du décret n° 2017-836 du 5 mai 2017, modifiant le décret n° 2008-670 du 2 juillet 2008, portant création de l’PEF d’Occitanie, « l'établissement est habilité à procéder à toutes acquisitions foncières et opérations immobilières et foncières de nature à faciliter l'aménagement. Il peut aussi effectuer les études et travaux nécessaires à leur accomplissement et, le cas échéant, participer à leur financement  ».

La fusion des régions intervenue en 2015 a conduit à étendre la couverture territoriale de l’établissement, initialement présent sur l’ex région Languedoc-Roussillon, sur l’ensemble du territoire d’Occitanie. Ses prérogatives territoriales s’étendent donc sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’action de l’EPF s’inscrit dans le cadre formalisé du programme pluriannuel d’intervention (PPI) qui définit à la fois les grands objectifs d’intervention et les moyens financiers qui y sont associés. Les trois axes principaux du PPI actuel (2019-2023) s’articulent autour (1) du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), (2) du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et (3) des actions sur la  prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 360 M€ sur les cinq années et nécessitant le quasi doublement des effectifs.

L’EPF d’Occitanie comprend une quarantaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et patrimoine, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi que d’une direction administrative et financière. L’établissement a un chiffre d’affaires moyen de 50 millions par an.

 

Missions

Directement rattaché à la Directrice générale et au Directeur général adjoint, l’assistant assure le secrétariat et le suivi administratif desdits Directeurs, interface avec cabinet du ministre, des Préfets et des élus.

 

Responsabilités

L’assistant de direction est le premier contact de tous les partenaires extérieurs qui souhaitent joindre la direction générale. Il assure également la centralisation des sollicitations internes

 

Au regard de ce positionnement, il assure l’organisation de la vie professionnelle de la directrice générale et du directeur général adjoint:

 

En matière d’agenda

 Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en sachant prioriser

  • Assurer la transmission des informations importantes dans des délais maîtrisés
  • Organiser et optimiser  les très nombreux déplacements de la direction générale

En matière de préparation des dossiers et de gestion des courriers signalés :

  • Réalisation et mise en forme de documents (courriers, comptes rendus…)
  • Relecture des courriers / documents transmis par les autres directions en vue de leur signature par la direction générale
  • Préparation des dossiers pour les réunions et les déplacements (gestion des délais de constitution des dossiers, demande/relance auprès des directions métiers pour obtention des pièces, impression et mise en forme…)

Gestion administrative :

  • Préparation des états de frais de déplacement

Gestion des sollicitations (appels, mails, visites etc..) de la direction générale :

  • Assurer une réponse systématique et adaptée aux divers et très nombreux  interlocuteurs de la Directrice générale et du Directeur général adjoint
  • Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)
  • Assurer la préservation de l’image de marque de l’EPF dans le cadre des échanges avec l’extérieur

Organisation et planification des réunions :

  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Préparation des conseils d’administration et des bureaux en appui du chargé d’instances :

  • Mise en forme et édition des ordres du jour,
  • Contact avec les administrateurs,
  • Réservation de salle, catering…
  • Présence à certaines instances pour assurer l’accueil des administrateurs

Dans le cadre d’événements ou de travaux spécifiques, la Directrice générale et le Directeur général adjoint pourront demander à l’assistant de Direction d’appuyer ponctuellement les autres collaborateurs de la Direction Générale en matière de communication ou de lien avec les administrateurs (préparation du rapport d’activité, ateliers fonciers territoriaux, déjeuners de presse, etc…)

 

A l’échelle de l’établissement, l’assistant participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques et la transmission d’informations internes.

 

Lors des périodes d’absence de l’assistante en charge du courrier et de l’accueil, l’assistant assure en lien avec les assistants des autres directions la gestion transitoire du courrier (enregistrement, répartition, etc…), de l’accueil physique et téléphonique.

 

Assure en tout état de cause, la continuité de service au niveau de la Direction générale.

 

Il est force de proposition quant aux échanges sur les méthodes de travail et les bonnes pratiques.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant de direction est sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale, ou de son adjoint en son absence.

Il est en étroite relation fonctionnelle avec le directeur général adjoint.

Relations internes/externes

En interne, l’assistant travaille avec l’ensemble de l’équipe de la direction générale.

Il est en lien régulier avec les moyens supports (assistants administratifs, fonction financière, comptable et RH)

L’assistant de direction est en outre en étroite et régulière relation avec les directeurs et leurs collaborateurs notamment concernant les transmissions et le suivi des courriers et parapheurs de direction.

En externe, l’assistant est en relation avec les collectivités, services techniques, études de notaires, communes, EPCI, conseil départemental, régional, cabinet ministériel, préfectures, services de l’Etat, etc.

Profils recherchés, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées :

  • Formation correspondant à celle d’un bac +2 ou équivalent en tant qu’assistant de cadre supérieur est requise
  • Une expérience d’au moins 3 ans en matière d’assistanat de direction
  • Maîtrise des outils bureautiques

Compétences fortement recommandées :

  • Connaissance, voire expérience en leur sein, des structures en lien avec la maitrise foncière (EPF, EPA, services de l’Etat, collectivités territoriales, agence foncière, cabinets de géomètre,  SEM, etc.).

Compétences / connaissances nécessaires éventuellement à développer (formation) :

  • Connaissance de l’organisation, compétences, fonctionnement des collectivités et des services de l’Etat
Savoirs Savoir-faire Savoir-être
  • Expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
  • Connaissance des outils informatiques
  • Maîtrise d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, internet…)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
  • Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
  • Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi
  • Maîtrise des modalités d’accueil et du standard téléphonique,
  • Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage
  • Autonomie, rigueur, force de proposition et sens du travail en équipe.
  • Réactivité et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs
  • Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs
  • Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers

    

Conditions de travail

 

Moyens techniques et financiers Conditions particulières Avantages hors rémunération
  • Bureau partagé, moyens bureautiques classiques, pool de véhicules.
  • Siège de l’EPF à Montpellier,
  • Horaires de travail classiques,
  • Permis B indispensable.
  • Supplément familial de traitement
  • Mutuelle et prévoyance obligatoire
  • Tickets-restaurants
  • Chèques vacances.

 

 

Contacts

Alessia ALDE, Directrice des ressources humaines

Georges BORRAS, directeur général adjoint

Se connecter à la page internet http://www.epf-occitanie.fr/Offres-d-emploi et suivre les indications ou envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante :

 

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