Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) (2019-2023), les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 360 M€ sur cinq ans. Depuis 2019, le ministre du logement a demandé de renforcer les missions d’intervention de l’établissement sur les projets complexes de renouvellement urbain et de traitement des copropriétés dégradées.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’EPF d’Occitanie comprend une soixantaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière. La programmation budgétaire de l’établissement est de l’ordre de plus de 70 millions d’euros par an.

Missions

Au sein de la direction foncière Ouest, l’assistant administratif (F/H) assure l’assistanat et le suivi administratif du directeur foncier et de son adjoint, et plus largement de l’ensemble de la quinzaine de collaborateurs composant le service (gestionnaire de patrimoine, développeurs de projets fonciers, assistants fonciers opérationnels et juristes opérationnels).

Responsabilités

Organisation de la vie professionnelle du directeur foncier et de son adjoint :

• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la direction
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
• Organiser les déplacements et préparation des dossiers et supports de présentation correspondants
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités d’assistanat
• Préparation des frais de déplacement

À l’échelle de l’ensemble de la direction

Participation au pilotage de l’activité de la direction :

• Suivi et alimentation des outils de pilotage de l’activité interne de la direction : suivi du plan de charge des développeurs de projets foncier, de la consommation des crédits et engagements, des perspectives d’acquisition et cession
• Planification et organisation des réunions de service de la direction foncière. Rédaction et diffusion des ordres du jour en concertation avec le directeur foncier Ouest et son adjoint, rédaction des comptes rendus sommaires
• Participation aux réunions interdirections (revues de projets périodiques avec la direction travaux, réunions de dialogue de gestion avec la direction administrative et financière) et aide à la préparation de ces réunions périodiques
• Préparation des bureaux : préparation du support de présentation des nouveaux projets de conventions foncières en séance de bureau

Gestion administrative des salariés :

• Gestion, enregistrement, distribution et suivi des courriers départ/arrivée
• Suivi du planning des congés de la direction
• Suivi du planning de réservation des véhicules,
• Synchronisation de l’activité de l’équipe
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Préparation des déplacements : réservation hôtels/trains dans le cadre du marché prévu à cet effet
• Planification des exercices incendies, et tenue à jour du registre après chaque exercice

Gestion des moyens et ressources de la direction :

• Gestion des fournitures : recueil des besoins, commande des fournitures, gestion des stocks
• Véhicules : centralisation des difficultés/dysfonctionnements signalés par les utilisateurs et signalement au responsable bâtimentaire/véhicules basé à Montpellier ; prise des RDV des révisions auprès des garages partenaires,
• Intervention de maintenance/petits travaux dans les locaux : remontée des difficultés et dysfonctionnements au responsable bâtimentaire dès signalement de la part de des utilisateurs. Relais du responsable bâtimentaire pour l’organisation matérielle/planification des interventions des artisans.

Missions opérationnelles spécifiques :

• Appui administratif renforcé au gestionnaire de patrimoine : mises en formes, publipostages et envois des courriers de suivi de la remise en gestion des biens lors des enquêtes annuelles auprès des collectivités locales ; Mises en forme et envois des courriers avec les centres des finances publiques (relatifs aux taxes d’habitation sur les logements vacants ; Centralisation, formalisation, suivi administratif et financier des demandes d’achats nécessaires à la direction foncière
• Gestion du module de pré-instruction des DIA en communes carencées

À l’échelle de l’ensemble de l’établissement

Participation à l’organisation et au bon déroulement des conseils d’administration et des bureaux organisés à Toulouse, dans les locaux de la direction foncière Ouest ou sur site extérieur

• Préparation des salles et des dossiers,
• Accueil des administrateurs,

Accueil téléphonique et physique des visiteurs de l’EPF :

• Adapter le discours en fonction de l’interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)

Organisation inter-assistants :

En plus de la gestion et suivi des courriers départ/arrivée et de l’accueil physique des personnes extérieures, l’assistant participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques et la transmission d’informations internes.

Lors des périodes d’absence de l’assistant administratif (F/H) en charge du courrier et de l’accueil, l’assistant assure en lien avec les assistants des autres directions la gestion transitoire de l’accueil téléphonique.

De la même manière, en cas d’absence de l’assistante de la direction générale, ou d’une autre direction, l’assistant peut être amené à assurer, à l’occasion et temporairement, l’appui administratif auprès de la Directrice, de son adjoint ou d’un autre directeur.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant administratif (F/H) est sous l’autorité hiérarchique du directeur foncier Ouest et de son adjoint et en leur absence de la directrice générale.

L’assistant administratif (F/H) est en étroite relation fonctionnelle avec les collaborateurs de la direction foncière, et plus particulièrement avec le gestionnaire de patrimoine (F/H), les développeurs de projets fonciers (F/H) et les juristes opérationnels (F/H).

Relations internes/externes

En interne, l’assistant administratif (F/H) travaille avec l’ensemble de l’équipe de la direction foncière. Il/elle est force de proposition quant aux échanges sur les méthodes de travail et les bonnes pratiques. L’assistant administratif (F/H) est en lien régulier avec les moyens supports notamment en lien privilégié avec l’assistant logistique et bâtimentaire et la direction des ressources humaines, ainsi que les assistants administratifs, comptable et financière) et travaille en conséquence en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, l’assistant administratif (F/H) est en relation avec les différents partenaires de l’Établissement, en particulier pour l’organisation des réunions : collectivités, aménageurs, bailleurs sociaux, promoteurs, propriétaires, notaires, services de l’État etc.

Profils recherchés, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées :

• Formation correspondant à celle d’un BAC +2 ou équivalent en tant qu’assistant de cadres est requise
• Expérience d’au moins 3 ans en matière d’assistanat administratif
• Maîtrise des outils bureautiques

Compétences fortement recommandées :

• Expérience dans les structures en lien avec la maitrise d’ouvrage de travaux de réhabilitation ou de construction (EPF, EPA, collectivités territoriales, SEM, etc.) ou dans le montage et la mise en œuvre d’opérations d’aménagement et de construction (aménageurs, organismes HLM, etc.)

Compétences nécessaires éventuellement à développer (formation) :

• Connaissance des procédures foncières et de la commande publique

Connaissances et compétences demandées

Conditions de travail

Postuler