Assistant opérationnel (F/H)

Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) (2019-2023), les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 360 M€ sur cinq ans. Depuis 2019, le ministre du logement a demandé de renforcer les missions d’intervention de l’établissement sur les projets complexes de renouvellement urbain et de traitement des copropriétés dégradées.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’EPF d’Occitanie comprend une soixantaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et renouvellement urbain, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière. L’établissement a un chiffre d’affaires moyen de 50 millions par an.

Missions

Au sein de la Direction travaux et expertise bâtimentaire (DTEB), l’assistant administratif (F/H) assure l’appui administratif de la direction et contribue au suivi administratif des opérations suivies par les responsables de travaux et les chargé(e)s d’opérations.

La direction travaux et expertise bâtimentaire (DTEB) est actuellement composée de 6 personnes et est répartie sur Toulouse (2 personnes) et Montpellier (4 personnes).

Responsabilités

Assistanat

Organisation de la vie professionnelle de la direction :

Organiser l’agenda du directeur et prendre des rendez-vous internes ou externes
Organiser les déplacements des personnes de la DTEB (train, hôtel…)
Préparer des états de frais de déplacement avant transmission à la DAFSI

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, de rapports, de comptes rendus de réunion, de présentation PowerPoint…
Gérer et suivre les courriers départ/arrivée de la direction
Organiser le classement et l’archivage des dossiers

A l’échelle de l’établissement, Il/elle participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques internes et lors des périodes d’absence de l’assistant en charge du courrier et de l’accueil, l’assistant assure en lien avec les assistants des autres directions la continuité de service du courrier et de l’accueil.

Gestion administrative et financière

Gestion administrative et financière des marchés publics liés aux opérations de travaux ou aux expertises bâtimentaires :

En lien avec les chargés d’opérations et responsables de travaux, éditer les demandes d’achat et les soumettre à la signature du directeur
Pour les marchés à bons de commandes, préparer les bons de commande suivant les indications des chargés d’opérations et des responsables de travaux
Pour les consultations, vérifier la complétude et mettre en forme des dossiers de consultation des entreprises
Réceptionner les demandes de constatations de service fait, les flécher auprès des personnes concernées de la direction et s’assurer de la bonne réalisation du service fait par les chargé(e)s d’opération ou les responsables de travaux
Préparer ou vérifier les situations de travaux et les décomptes généraux définitifs
Assurer l’interface avec la DAFSI sur les sujets des paiements
A la fin des opérations, éditer le prix de revient en termes de travaux et de prestations associées
Gérer les rendez-vous avec les prestataires, et notamment, organiser les visites pour les diagnostiqueurs.

Pilotage de l’activité générale de la Direction :

Renseigner les outils de suivi de gestion budgétaire
Enregistrer l’intégralité des engagements (consommation d’AE) et des paiements (consommation de CP)
Editer, autant que besoin, des points de situation sur les consommations de d’AE et de CP de la DTEB
Vérifier la concordance des états hebdomadaires de consommations d’AE et de CP édités par la DAFSI
Assister le directeur dans la programmation budgétaire (3 phases de dialogue de gestion par an : budget initial, budget rectificatif n°1, budget rectificatif n°2)
Assister le directeur dans la programmation des marchés publics
Assister aux revues de projets travaux avec les directions foncières Est et Ouest ainsi qu’avec la DTC-RU, en rédiger les comptes-rendus synthétiques

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant administratif (F/H) est sous l’autorité hiérarchique du directeur travaux et expertise bâtimentaire et en son absence de la Directrice générale.

Il/elle est en étroite relation fonctionnelle avec les collaborateurs de la direction travaux et expertise bâtimentaire. Il/elle a une vision transversale sur l’ensemble de l’activité de la direction.

Relations internes/externes

L’assistant administratif (F/H) est en étroite collaboration avec les pôles achats et comptabilité de la DAFSI.

Il/elle travaille également en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, Il/elle est en en relation avec les différents partenaires en particulier pour l’organisation des réunions : prestataires, entreprises, maîtres d’œuvre, collectivités, etc.

Conditions de travail

Moyens techniques et financiers	Conditions particulières	Avantages hors rémunération
– Bureau partagé – Moyens bureautiques classiques – Pool de véhicules	– Horaires de travail classiques – Permis B indispensable	– Supplément familial de traitement – Mutuelle et prévoyance obligatoire – Tickets-restaurants – Chèques vacances (CSE)

Profils recherchés, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées :

Formation correspondant à celle d’un bac +2 ou équivalent.
Une expérience d’au moins 3 ans en tant qu’assistant de cadres est requise.

Compétences fortement recommandées : Une expérience dans un service opérationnel en lien avec des projets de travaux (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, entreprise de travaux, bureau d’études techniques, …) est recommandée.

Compétences nécessaires éventuellement à développer (formation) :

Maîtrise des bases de la commande publique

Connaissances et compétences demandées

Savoirs	Savoir-faire	Savoir-être
– Notions de gestion budgétaire – Notions sur l’organisation générale d’une opération de travaux (acteurs, phases…) – Notions juridiques appréciées en matière de marchés publics	– Utilisation d’outils bureautiques MS Office (Word, Excel, PowerPoint, tableur, messagerie, calendrier…) – Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire) – Prise de notes rapide – Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu – Tableaux de bord et outils de planification et suivi – Standard téléphonique – Méthodes de classement et d’archivage	– Autonomie, rigueur, force de proposition et sens du travail en équipe – Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs – Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers

Contacts

Alessia ALDE, Directrice des ressources humaines et Abounidal AKDAH, Directeur travaux et expertise bâtimentaire

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