EPF Occitanie

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Assistant administratif H/F

CDI

Montpellier

Date limite de candidature : 15/02/2022

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Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’EPF d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage de foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) (2019-2023), les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 360 M€ sur cinq ans. Depuis 2019, le ministre du logement a demandé de renforcer les missions d’intervention de l’établissement sur les projets complexes de renouvellement urbain et de traitement des copropriétés dégradées.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine. L’EPF d’Occitanie comprend un peu plus d’une cinquantaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et renouvellement urbain, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière. L’établissement a un chiffre d’affaires moyen de 50 millions par an.

Missions

Au sein de la Direction foncière est, vous assurez le secrétariat et le suivi administratif du directeur foncier et de son adjoint, et plus largement de l’ensemble de la douzaine de collaborateurs composant le service (développeurs de projets fonciers, assistants fonciers opérationnels et juriste opérationnel).

Responsabilités

Organisation de la vie professionnelle du directeur et de son adjoint :

  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la direction
  • Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
  • Organiser les déplacements
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

À l’échelle de l’ensemble de la direction,

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, de rapports, de comptes rendus,
  • Gestion et suivi des courriers départ/arrivée de la direction
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Aide à la préparation des réunions périodiques de revues de projets auprès du directeur foncier, contribution au travail interactif et transversal dans les ateliers mensuels de l’EPF d’Occitanie.
  • Aide à la préparation de la présentation des projets de convention que les développeurs de projets fonciers présentent aux membres du Bureau.

Gestion administrative des salariés et de l’activité de la direction :

  • Suivi de l’alimentation des outils de pilotage de l’activité interne de la direction : comptabilité analytique du temps passé sur les dossiers, suivi du plan de charge des développeurs de projets foncier, de la consommation des crédits et engagements, très ponctuellement, aide à l’alimentation de l’outil de pilotage des conventions CIREP etc…
  • Synchronisation de l’activité de l’équipe
  • Préparation des frais de déplacement

Accueil téléphonique et physique des visiteurs de la direction :

  • Adapter le discours en fonction de l’interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)

Organisation et planification des réunions :

  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur foncier est et son adjoint
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

À l’échelle de l’établissement, l’assistant participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques et la transmission d’informations internes.

Lors des périodes d’absence de l’assistant en charge du courrier et de l’accueil, l’assistant assure en lien avec les assistants des autres directions la gestion transitoire du courrier (enregistrement, répartition, etc…) et de l’accueil.

De la même manière, en cas d’absence de l’assistante de la direction générale, ou d’une autre direction, l’assistant peut être amené à assurer, à l’occasion et temporairement, l’appui administratif auprès de la Directrice, de son adjoint ou d’un autre directeur. Dans le même esprit, l’assistant administratif peut, en cas d’absence, suppléer temporairement aux fonctions des assistants fonciers opérationnels.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant administratif est sous l’autorité hiérarchique du Directeur foncier est et de son adjoint et en leur absence de la Directrice générale.

L’assistant administratif est en étroite relation fonctionnelle avec les collaborateurs de la direction foncière, et plus particulièrement avec les développeurs de projets fonciers.

Relations internes/externes

En interne, l’assistant administratif travaille avec l’ensemble de l’équipe de la direction foncière. Il est force de proposition quant aux échanges sur les méthodes de travail et les bonnes pratiques.

Il est en lien régulier avec les moyens supports (assistants administratifs, fonction financière, comptable et RH) et travaille en conséquence en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, il est en en relation avec les différents partenaires de l’établissement en particulier pour l’organisation des réunions : les collectivités, les aménageurs, les bailleurs sociaux, les promoteurs, les propriétaires, notaires, services de l’État etc.

Profils recherchés, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées :

  • Formation correspondant à celle d’un bac +2 ou équivalent en tant qu’assistant de cadres est requise
  • Une expérience d’au moins 3 ans en matière d’assistanat administratif
  • Maîtrise des outils bureautiques

Compétences fortement recommandées :

  • Une expérience dans les structures en lien avec la maitrise d’ouvrage de travaux de réhabilitation ou de construction (EPF, EPA, collectivités territoriales, SEM, etc.) ou dans le montage et la mise en œuvre d’opérations d’aménagement et de construction (aménageurs, organismes HLM, etc.)

Compétences nécessaires éventuellement à développer (formation) :

  • Connaissance des procédures foncières et de la commande publique

Connaissances et compétences demandées

SavoirsSavoir-faireSavoir-être
– Expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)

– Notions de gestion budgétaire

– Connaissances en matière de procédures foncières et de la commande publique
– Maîtrise d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, internet…)

– Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)

– Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu

– Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi

– Maîtrise des modalités d’accueil et du standard téléphonique,

– Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage
– Autonomie, rigueur, force de proposition et sens du travail en équipe.

– Réactivité et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs

– Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs

– Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers

Conditions de travail

Moyens techniques et financiersConditions particulièresAvantages hors rémunération
– Bureau partagé

– Moyens bureautiques classiques, pool de véhicules
– Siège de l’EPF à Montpellier,

– Horaires de travail classiques,

– Permis B indispensable.
– Supplément familial de traitement

– Mutuelle et prévoyance obligatoire

– Tickets restaurants

– Chèques vacances

Contacts

Alessia ALDE, Directrice des ressources humaines et Thierry SABADEL, Directeur foncier Est

Formulaire de dépôt de candidature

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