EPF Occitanie

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Assistant administratif (F/H)

Contrat à durée déterminée jusqu’au retour du salarié (prévu à ce jour au 22 janvier 2022 avec forte probabilité de prolongation)

Montpellier

Date limite de candidature : 30/11/2022

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Contexte

L’EPF d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage de foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) (2019-2023), les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 360 M€ sur cinq ans.

Ses prérogatives territoriales s’étendent donc sur les treize départements de la région avec un siège à Montpellier et une antenne à Toulouse.

L’EPF d’Occitanie comprend une cinquantaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant une direction générale, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction du pilotage, de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines, ainsi qu’une direction administrative, financière et des systèmes d’information. L’établissement a un budget annuel moyen de 60 millions d’euros par an.

Missions

Directement rattaché au directeur administratif, financier et en charge des systèmes d’information (DAFSI), l’assistant administratif (F/H) est en charge de l’accueil et du courrier de l’EPF d’Occitanie ainsi que du suivi administratif de la direction administrative, financière et des systèmes d’information (DAF-SI). A l’échelle de la direction, il/elle apporte son appui, sur instruction du directeur de la DAF-SI, à titre ponctuel ou durable, à l’ensemble des collaborateurs qui composent la DAF-SI.

Il/elle peut être missionné.e spécifiquement par le DAF-SI pour conduire un chantier transversal à la DAF-SI ou au sein de l’établissement.

Responsabilités

Organisation de la vie professionnelle du directeur :

  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la direction
  • Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
  • Organiser les déplacements
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités d’assistanat
  • Préparation des frais de déplacement

A l’échelle de l’ensemble de la direction

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, de rapports, de comptes rendus
  • Gestion et suivi des courriers départ/arrivée
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Aide à la préparation des réunions périodiques auprès du DAF-SI, contribution au travail interactif et transversal.
  • Aide à la préparation des dossiers présentés aux membres du Bureau et du Conseil d’administration

Gestion administrative des salariés et de l’activité de la direction :

  • Suivi de l’alimentation d’éventuels outils de pilotage de l’activité interne de la direction : planning des congés, etc.
  • Synchronisation de l’activité de l’équipe

Organisation et planification des réunions :

  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DAF-SI
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

A l’échelle de l’ensemble de l’établissement

Accueil téléphonique et physique des visiteurs de l’EPF :

  • Adapter le discours en fonction de l’interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)

Organisation des instances et des réunions d’établissement :

  • Réservation et préparation des salles de CA et de bureaux en lien avec les assistants de direction
  • Appel des administrateurs et préparation logistique de leur déplacement
  • Préparation des dossiers des administrateurs
  • Accueil des administrateurs et sécurisation logistique de la tenue des instances

En plus de la gestion et suivi des courriers départ/arrivée et de l’accueil physique des personnes extérieures, l’assistant participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques et la transmission d’informations internes.

En cas d’absence de l’assistant.e de la direction générale, l’assistant administratif (F/H) peut être amené.e à assurer, à l’occasion et temporairement, l’appui administratif auprès de la Directrice générale ou de son adjoint.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant administratif (F/H) est sous l’autorité hiérarchique du DAF-SI et en son absence de la Directrice générale. Il/elle est en étroite relation fonctionnelle avec les collaborateurs de la DAF-SI.

Relations internes/externes

En interne, l’assistant administratif (F/H) travaille avec l’ensemble de l’équipe de la direction. Il/elle est force de proposition quant aux échanges sur les méthodes de travail et les bonnes pratiques. Il/elle est en lien régulier avec les moyens supports (RH) et les autres directions. Il/elle travaille en conséquence en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, il/elle est en relation avec les différents partenaires de l’Établissement, en particulier pour l’organisation des réunions : collectivités, aménageurs, bailleurs sociaux, promoteurs, propriétaires, notaires, services de l’État etc.

Rappel des connaissances et compétences demandées

SavoirsSavoir-faireSavoir-être
– Expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
– Notions de gestion budgétaire
– Connaissances en matière de procédures foncières et de la commande publique
– Maîtrise d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, Internet…)
– Maîtrise des techniques d’assistanat (prise de notes, etc.)
– Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
– Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
– Maîtrise des modalités d’accueil et du standard téléphonique
– Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage
– Autonomie, rigueur, force de proposition et sens du travail en équipe
– Réactivité et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs
– Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs
– Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers

Conditions de travail

Moyens techniques et financiersConditions particulièresAvantages hors rémunération
– Bureau partagé
– Pool de véhicules
– Temps partiel à 80%
– Horaires de travail classiques
– Permis B nécessaire
– Supplément familial de traitement
– Mutuelle et prévoyance obligatoires
– Titres restaurants

Contacts

Alessia ALDE, Directrice des ressources humaines
Arnaud DEVLETIAN, Directeur DAF-SI

Formulaire de dépôt de candidature

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