Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) 2024-2028, les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 439 M€ sur cinq ans.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’EPF d’Occitanie vise en 2024 85 ETP basés à Montpellier et Toulouse regroupant la direction générale, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière, en charge des des systèmes d’information. La programmation budgétaire de l’établissement est de l’ordre de 80 millions d’euros par an.

Dans le cadre de politiques publiques territoriales et/ou nationales, l’EPF d’Occitanie connaît un accroissement quantitatif et qualitatif de ses missions de service public (interventions sur les copropriétés dégradées, recul du trait de côte littoral, centres anciens etc.). Par voie de conséquence, l’activité juridique de l’établissement augmente corrélativement, notamment dans ses aspects contractuels et de gestion immobilière liée à l’acquisition et au portage de biens.

Missions

Directement rattaché au directeur administratif, financier et en charge des systèmes d’information (DAFSI), le gestionnaire immobilier (F/H) est en charge l’organisation et du pilotage de la gestion immobilière, à l’échelle de la structure, des biens appartenant à l’EPF et des biens acquis pour le compte des collectivités ou de l’État.

Responsabilités

Le gestionnaire immobilier (F/H) assure l’organisation et le pilotage de la gestion immobilière à l’échelle de la structure à savoir :

–    Pour les locaux propres de l’EPF : la coordination entre le suivi administratif, technique et financier réalisé par les différents pôles de la DAFSI

–    Pour les biens acquis pour le compte des collectivités ou de l’État : la coordination entre :

• le suivi administratif/financier réalisé par les différents pôles de la DAFSI
• et le suivi opérationnel/technique réalisé par les gestionnaires de patrimoine au sein des directions foncières ou les chargés d’acquisition au niveau de la DTCRU.

Le portefeuille immobilier à gérer se compose de fonciers non bâtis ou de biens bâtis, vacants ou occupés.

Il peut faire l’objet de 3 types de modes de gestion, engendrant des missions différentes pour le gestionnaire immobilier (F/H) de l’EPF d’Occitanie :

–    Gestion directe : l’EPF est gestionnaire directe du bien et de son occupation éventuelle ;

–    Gestion indirecte : l’EPF dispose d’un mandataire gestionnaire et assure ses obligations de propriétaire et de suivi du mandat de gestion ;

–    Gestion de biens remis en gestion à la collectivité, ou autre opérateur, pendant la durée de portage : l’EPF assure ses obligations de propriétaire.

1. Missions globales pour tous les types de gestion

L’ensemble des tâches présentées ci-après sont exécutées en lien étroit avec les directions foncières Est et Ouest, la direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine (DTCRU) et la direction travaux et expertise bâtimentaire (DTEB) :

–    Piloter et contribuer à la mise en place des outils de gestion immobilière et patrimoniale adaptés à l’échelle de la structure (bureautique, SI…) ;

–    Suivre et valider l’inventaire des biens immobiliers propriétés de l’EPF, alimenté par les services métiers ;

–    Tenir le classement et l’organisation de la documentation liée à la gestion immobilière (contrats, diagnostics immobiliers, sinistres…) des biens ;

–    Veiller à l’actualisation et au suivi de la mise à jour des tableaux de bord thématiques ;

–    Établir, valider et suivre la programmation de maintenance et de travaux d’entretien proposée préalablement par les gestionnaires de patrimoine et les chargés d’acquisition des directions métiers ; transmettre ladite programmation en vue de sa prise en compte budgétaire ;

–    Piloter le suivi et le paiement des taxes foncières : orientations à donner au service comptabilité en matière de paiement et dégrèvement de la taxe foncière facturée à l’EPF et suivi de la bonne réalisation des paiements, des demandes de dégrèvements et de leur prise en compte au niveau comptable ;

–    Piloter la gestion assurantielle :

• Suivi des contrats de polices d’assurance de l’EPF (responsabilité civile et dommages aux biens) ;
• Préparation des différentes déclarations destinées aux assurances sur la base des éléments transmis par les directions métiers :
  • Actualisation périodique de l’assiette du parc assuré,
  • Déclaration de sinistres ;
• Suivi des expertises (convocation, transmission des pièces, etc.) en lien avec les services métiers qui assurent la représentation sur site si de besoin et la production des pièces requises ;
• Traitement des dossiers jusqu’au versement des indemnités ou la réalisation des travaux ;

–    Rédiger des fiches-réflexes afin de sécuriser juridiquement les actes et actions de gestion patrimoniale ;

–    Suivre les litiges et contentieux patrimoniaux :

• Préparation des procédures d’expulsion locative sur sollicitation des services métiers en lien avec les conseils juridiques de l’EPF et des huissiers ;
• Préparation des procédures de résiliation des baux sur sollicitation des services métiers (voies contractuelle ou judiciaire).

• Missions spécifiques en matière de gestion directe

L’ensemble des informations préalables à la prise en gestion d’un bien sont transmises par les directions métiers (directions foncières et DTCRU) qui pilotent la mission d’acquisition.

Dès lors que le principe de prise en gestion directe est validé par l’établissement et dès l’acquisition réalisée, le gestionnaire immobilier (F/H) est en charge de :

La gestion administrative

• Le pilotage et la gestion des baux et contrats/conventions de location ou d’occupation de toute nature ;
• La mise en place de nouveaux contrats locatifs ;
• La contractualisation et résiliation des abonnements fluides ;
• La réalisation ou la vérification des états des lieux d’entrée et de sortie réalisées par les directions métiers ;
• Le contact avec les syndics de copropriété le cas échéant ;
• Le contrôle des obligations locatives ;
• La gestion des entrées/sorties (réception et traitement des préavis, gestion des congés…) ;
• Le règlement des litiges liés à l’occupation illégale d’un bien ;
• La gestion des convocations, pouvoirs, consignes de vote, PV d’AG en lien avec les directions métiers ;
• Si besoin, présence aux assemblées générales ;

La gestion comptable et financière

• La gestion des loyers, taxes et charges : préparation des quittancements, indexation, révision, refacturation de la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères ou taxe foncière, calcul et régularisation de charges… ;
• La gestion des aides locatives : déclaration et mise à jour des déclarations CAF, modalités de versement des aides ;
• L’appui à la gestion des dépôts de garanties (récupération au moment de l’acquisition, révision si besoin) en lien avec l’agence comptable ;
• La préparation des soldes de tout compte des locataires sortants : établissements des décomptes pour le remboursement des dépôts de garantie sous déduction des sommes dues ;
• Le contrôle, le suivi et la mise en paiement des charges de copropriété ;

Le suivi administratif de la gestion technique

Le gestionnaire immobilier (F/H) s’assure auprès des directions métiers :

• Du suivi technique idoine sur tous les biens ;
• De la mise en sécurité des biens vacants ;
• De la mise en conformité/décence des logements occupés ;
• Du suivi et contrôle de la bonne exécution de la maintenance et des travaux ;

Sur la base des éléments transmis par les directions métiers, il/elle :

• Gère les sinistres d’assurance ;
• Contribue à la compilation et à la définition des besoins de prestations et marchés publics nécessaires à la gestion technique ;
• Fait remonter des directions métiers les besoins d’outils contractuels.

• Missions spécifiques en matière de gestion indirecte

Pour les cas où des biens sont donnés en gestion à un mandataire spécifique (mandat de gestion, concession, etc.), le gestionnaire immobilier (F/H) a pour mission générale :

–    Le suivi juridique des outils contractuels de gestion patrimoniale des biens de l’EPF (mandats de gestion, contrats mixtes etc.) ;

–    Le suivi général des actions du prestataire en matière d’impayés, de gestion de sinistres d’assurance ;

–    Le suivi du respect par le prestataire des obligations du marché.

• Missions spécifiques en cas de remise en gestion du bien

Pour les cas où des biens sont remis en gestion auprès d’une collectivité : le suivi des comptes rendus / bilans annuels des collectivités, transmis par les directions métiers.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Le gestionnaire immobilier (F/H) est sous l’autorité hiérarchique du directeur administratif, financier et des systèmes d’information (DAFSI) et, en son absence, de son adjoint ou de toute autre personne lui étant substituée.

Relations internes/externes

En interne, le gestionnaire immobilier (F/H) travaille en coordination avec les services métiers, les pôles de la DAFSI et l’agence comptable, chacun dans leurs missions respectives.

En externe, le gestionnaire immobilier (F/H) est principalement en relation avec les syndics, gestionnaires professionnels / mandataires, occupants, locataires, notaires, huissiers, avocats, collectivités…

Profils recherchés, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées :

• Formation correspondant à celle d’un BAC+5 minimum en droit privé, droit immobilier ou professions immobilières ; ou à défaut une expérience d’au moins 5 ans en matière d’administration de biens ;
• Capacité à piloter une activité complexe et évolutive et suivre des dossiers transversaux avec divers interlocuteurs.

Compétences fortement recommandées :

• Connaissances en matière de droit des obligations, droit des baux

Compétences nécessaires éventuellement à développer (formation) :

• Gestion budgétaire et comptable publique
• Fiscalité immobilière
• Assurances

Connaissances et compétences demandées

Conditions de travail

Contacts

• Mme Nolwenn MANESSE, Directrice des ressources humaines
• M. Arnaud DEVLETIAN, Directeur administratif, financier et des systèmes d’information

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